System „SKOK” składa się z czterech  integralnych części:

• modułu do obsługi korespondencji przychodzącej - moduł związany z obsługą korespondencji przychodzącej do urzędu;

• modułu do obsługi korespondencji wychodzącej - moduł związany z obsługą korespondencji wychodzącej poza urząd;

• modułu do obsługi korespondencji wewnętrznej pomiędzy komórkami organizacyjnymi urzędu; 

• modułu do obsługi spisów spraw prowadzonych przez referentów.

Funkcje administracyjne systemu „SKOK” pozwalają w prosty sposób odzwierciedlić strukturę organizacyjną urzędu. Administrator systemu ma możliwość zdefiniowania danych każdego z użytkowników, przydzielając mu poziom dostępu, typ, a także zakres przeglądania danych. Użytkownik systemu posiada hasło dostępu nadane przez administratora chroniące przed nieupoważnionym dostępem do bazy danych. System umożliwia zarządzanie rejestrami pism przychodzących / wychodzących na poziomie systemowym, jak i na poziomie poszczególnych jednostek organizacyjnych urzędu. Zapewnia także kontrolę uprawnień poszczególnych użytkowników tak na poziomie modułów, jak i poszczególnych funkcji użytkownika. Zapewniona jest obsługa systemowa zmian struktury organizacyjnej urzędu

numeracji korespondencji (ręczna, automatyczna),

sposobu w jaki korespondencja ma być potwierdzana w komórkach:

terminu załatwienia korespondencji; czas jaki posiada użytkownik na załatwienie korespondencji jest to czas od momentu wprowadzenia lub otrzymania od innej komórki - po przekroczeniu czasu dokument otrzymuje status korespondencji przeterminowanej,

terminu przebywania w komórce; czas jaki korespondencja może przebywać w komórce do której została przekazana - po przekroczeniu czasu otrzymuje status korespondencji przeterminowanej.

Umożliwiono tutaj zdefiniowanie danych o komórkach współuczestniczących w procesie obsługi korespondencji.

Słownik JRWA stanowi Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt. Po wybraniu opcji JRWA z menu Słowniki na ekranie zostanie wyświetlona lista dotychczas wprowadzonych symboli liczbowych grup klasyfikacyjnych. Identyfikatorem każdego rekordu znajdującego się w tabeli jest maksymalnie pięcioznakowy symbol liczbowy grupy klasyfikacyjnej.

Opcja ta umożliwia wprowadzenie przez administratora użytkowników systemu SKOK. Wprowadzić należy symbol użytkownika oraz pełną nazwę. W tym momencie przydzielane są użytkownikowi uprawnienia wraz z zakresem kompetencji do przeglądania danych. Określa się także czy użytkownik jest aktywny i ma mieć wyświetlaną korespondencje przeterminowaną.

                                                                     Opcja Korespondencja:

Korespondencja przychodząca

Zadaniem procesu jest dokonanie wpisu korespondencji do określonego rejestru komórki użytkownika. Automatycznie przy wprowadzaniu do korespondencji przypisywany jest użytkownik, komórka oraz numer pozycji. Ponadto należy wybrać z listy typ korespondencji oraz pilność, a pozostałe okna wypełnić zgodnie z danymi wprowadzanej korespondencji.

Załatwianie zawiera listę (zależnie od wyboru) korespondencji załatwionej lub nie załatwionej, znajdującej się w komórce użytkownika. W zależności od typu wyświetlanej korespondencji istnieje możliwość załatwienia jej - czyli wpisania sposobu załatwienia i uaktywnienie klawisza Załatw lub anulowania wcześniej załatwionej korespondencji. Należy w tym celu przełączyć na korespondencję załatwioną i uaktywnić klawisz Cofnij. Pole „data załatwienia” i „załatwił” są nieedytowalne. Każdy z procesów powoduje zniknięcie wybranej korespondencji z bieżącej tabeli a pojawienie się w tabeli przeciwnej np. korespondencja załatwiona pojawia się w oknie korespondencji nie załatwionej.

Służy do przekazania korespondencji do innej komórki wraz ze wskazaniem osoby, do której przekazujemy wybraną korespondencję. Użytkownik posiada możliwość przekazania korespondencji z prawem własności, czyli korespondencja zmienia właściciela i nie wraca do osoby która ją przekazała, lub bez prawa własności, to znaczy, że pozostaje jej właścicielem, a korespondencja po potwierdzeniu przez inną komórkę zostaje oddana z powrotem do komórki właściciela. W opcji tej istnieje także możliwość zwrócenia korespondencji przekazanej do naszej komórki z innej komórki. Aby przekazać korespondencję z prawem własności trzeba podświetlić ją w tabeli, a następnie nacisnąć przycisk Przekaż. W formatce Przekazanie należy wybrać z listy komórkę i użytkownika, określić termin zwrotu, pilność i w zależności od potrzeb wypełnić pole uwagi komórki przekazującej. Przekazanie korespondencji bez prawa własności jest analogiczne jak przekazanie z prawem własności, należy jednak na początku wybrać opcję przekazanie bez prawa własności. Zwrócenie korespondencji polega na wybraniu jej z tabeli.. Aby korespondencja została zwrócona należy nacisnąć klawisz Zwróć; pojawi się formatka Przekazanie, w której możemy zmienić tylko osobę, do której korespondencja jest przekazywana i pole uwagi komórki przekazującej; pozostałe pola są nieedytowalne.

Zawiera listę korespondencji załatwionej w komórce użytkownika. Archiwizacja polega na przypisaniu do korespondencji segregatora, a w ramach segregatora teczki. Opcja ta pozwala na dokładne umiejscowienie korespondencji w dwu stopniowym archiwum (segregator, teczka), co ułatwia szybkie zlokalizowanie i przeglądanie korespondencji przekazanej do archiwum. Użytkownik ma pełną dowolność w definiowaniu nazw segregatorów i teczek. Pismo, które nie jest sprawą może być załatwione poprzez odłożenie do archiwum podręcznego.

Okno Dekretacja zawiera listę korespondencji wprowadzonych lub przekazanych z innych komórek wraz z prawem własności, a nie załatwionych w danej komórce. Dekretacja obejmuje czynności wykonywane w sekretariacie na zlecenie dyrektora lub po przekazaniu do odpowiedniej komórki przez samego dyrektora / referenta. Dekretacja polega na nadaniu sygnatury wcześniej wprowadzonej korespondencji przychodzącej.

Historia obiegu korespondencji niezałatwionej

Funkcja umożliwia sięgnięcie do bieżącej korespondencji i sprawdzenie historii lub przebywania w rejestrach dla każdego dokumentu w zależności od uprawnień użytkownika. Jest to przeglądanie stanu korespondencji nie załatwionej. Okno zawiera tabele korespondencji własnej (wprowadzonej przez nas), a także przekazanej do nas z innych komórek wraz z prawem własności. Wybór typu wyświetlania stanu korespondencji następuje w opcji Kryteria przeglądania, po wybraniu jednego z typów i podświetleniu interesującej nas korespondencji naciskamy klawisz Podgląd. Drugim sposobem wywołania przeglądania jest dwuklik na interesującą nas korespondencję znajdującą się w tabeli. Powoduje to w zależności od wybranych kryteriów pojawienie okna Przeglądanie według historii korespondencji lub Przeglądanie według wpisów do rejestrów. Wyjście z każdego z nich następuje za pomocą klawisza Wyjście.

Ilość przekazań korespondencji między komórkami określa ilość wierszy w tabeli. Jeśli korespondencja w ogóle nie została przekazana tabela będzie pusta. Pozwala to na obserwowanie czasu przebywania korespondencji w poszczególnych komórkach.

Pod tabelą znajdują się unikalne dane przeglądanej korespondencji (Rok, Numer korespondencji, Rejestr, Symbol komórki). Pierwszym zapisem w tabeli jest wprowadzenie korespondencji, pozostałe to ilość przekazań pomiędzy komórkami. Pozwala to na obserwowanie wpisów do rejestrów w poszczególnych komórkach, od momentu wprowadzenia do ostatniego przekazania korespondencji.

Historia obiegu korespondencji archiwalnej

Pod tabelą znajdują się unikalne dane przeglądanej korespondencji. W zależności od tego ile będzie przekazań korespondencji między komórkami, tyle będzie wierszy w tabeli. Pozwala to na sprawne przeglądanie korespondencji znajdującej się w archiwum.

Przeglądanie zawartości rejestrów

Nowe pismo

Zadaniem procesu jest dokonanie wpisu korespondencji do określonego rejestru komórki użytkownika. Pojawia się okno Wprowadzanie korespondencji wychodzącej. Automatycznie przy wprowadzaniu do korespondencji przypisywany jest użytkownik, komórka oraz numer pozycji. Ponadto należy wpisać numer sprawy korespondencji oraz czy ona polega akceptacji; pozostałe okna trzeba wypełnić zgodnie z danymi wprowadzanej korespondencji. Jeśli do odbiorcy była wysyłana korespondencja można użyć klawisza Odbiorca, pozwala on przenieść dane interesującego nas odbiorcy do pól „Do kogo”. Przycisk Rejestruj powoduje wprowadzenie korespondencji. Jeśli korespondencja podlega akceptacji pojawi się okno Akceptanci w którym należy określić osoby które będą akceptować wychodzącą korespondencję.

Modyfikacja

Zadaniem procesu jest modyfikacja danych wcześniej wprowadzonej korespondencji nie zaakceptowanej i nie wysłanej do odbiorcy. Użytkownik ma także możliwość zmiany akceptantów oraz zredagowania pisma w MS Word dotyczącego korespondencji. Pojawia się okno Modyfikacja korespondencji. Chcąc zmodyfikować korespondencję podwójnie klikamy na interesujący nas wiersz, lub wybieramy ją z listy i uaktywniamy klawisz Zmień. Pojawia się okno analogiczne jak „Wprowadzanie korespondencji”, można w nim edytować wszystkie pola z wyjątkiem numeru, komórki, roku oraz terminu wysłania.

Akceptacja

Okno Akceptacja korespondencji zawiera korespondencję wychodzącą przekazaną z innych komórek w celu uzyskania akceptacji lub czytania przed wysłaniem do adresata. Zależnie od dokonanego przez administratora wyboru parametrów systemu, możliwa jest opcja w której korespondencja nie jest w ogóle akceptowana. Aby zaakceptować korespondencję podświetlamy ją w tabeli, wpisujemy uwagi akceptanta i uaktywniamy klawisz Akceptuj. Po akceptacji korespondencja znika z tabeli. Istnieje możliwość zwrócenia, czyli nie zaakceptowania korespondencji, należy wtedy wybrać korespondencję i uaktywnić klawisz Zwróć. Korespondencja znika z tabeli i pojawia się u użytkownika prowadzącego jako zwrócona, czyli nadal nie może zostać wysłana do odbiorcy. Dopiero po zaakceptowaniu przez wszystkich akceptantów korespondencja może zostać wysyłana. Przycisk Treść pozwala podglądnąć pismo dotyczące korespondencji. Wyjście z okna następuje klawiszem Wyjście.

Wysyłanie pisma

Okno Wysyłanie pisma zawiera listę korespondencji zaakceptowanej znajdującej się w komórce użytkownika. Wysłanie pisma polega na podświetleniu korespondencji i uaktywnieniu klawisza Wyślij. Korespondencja znika z okna Wysyłanie pisma a pojawia się w oknie Archiwizacja korespondencji wychodzącej. W każdej chwili możliwe jest przerwanie procesu klawiszem Wyjście. Klawisz Odśwież pozwala na zaktualizowanie zawartości tabeli przy pracy wielodostępowej. Wyjście z okna następuje poprzez klawisz Wyjście. Istnieje opcja wysyłania pism w formie korespondencji seryjnej.

Przeglądanie

Funkcja umożliwia przeglądanie zawartości rejestrów, w zależności od uprawnień możliwe jest przeglądanie dokumentów wszystkich lub tylko swojej komórki. Pojawia się okno tabelaryczne Przeglądanie zawartości rejestru wychodzącego. W tabeli znajduje się korespondencja wysłana do adresata, lecz jeszcze nie przekazana do archiwum. Pole rejestr służy do wyboru interesującego nas rejestru który chcemy przeglądać. Dodatkowo możemy ograniczyć zakres wyświetlanej korespondencji do interesującego nas roku. Dla każdej z pozycji mamy możliwość obejrzenia pisma w Ms Word i przeglądania akceptantów. W celu obejrzenia pisma podświetlamy wiersz i uaktywniamy klawisz Pismo, co spowoduje uruchomienie edytora tekstów Ms Word. Klawisz „Akceptanci” służy do przeglądania osób które akceptowały wysłanie korespondencji. Klawisz Odśwież pozwala na zaktualizowanie zawartości tabeli przy pracy wielodostępowej. Wyjście z każdego z okien następuje poprzez klawisz Wyjście.

Jest to funkcja analogiczna do funkcji przeglądania korespondencji bieżącej, pozwala ona jednak przeglądać archiwum, czyli całą korespondencję już wysłaną i zarchiwizowaną. Funkcja umożliwia sięgnięcie do archiwum i dla każdego dokumentu sprawdzenie akceptantów (o ile tacy są) i pisma w Ms Word dotyczącego dokumentu. Archiwum elektroniczne podzielone jest na sygnatury, oznacza to, że należy w polu wyboru „Sygnatura” określić sygnaturę interesującej nas korespondencji. Dodatkowo możemy ograniczyć zakres wyświetlanej korespondencji do interesującego nas roku. Klawisz Akceptanci służy do przeglądania osób, które akceptowały wysłanie korespondencji. Wyjście z każdego z okien następuje poprzez klawisz Wyjście.

                                                                      Opcja Wydruki:

Jest formą pisma kierowanego do innych komórek w takich przypadkach, gdy został przekroczony termin przebywania korespondencji w komórce współpracującej. Jest to druk w którym ponagla się załatwienie korespondencji i zwrócenie jej, komórce właściciela. Jest to ważna funkcja, ponieważ korespondencja może być wielokrotnie przekazywania pomiędzy komórkami. Pozwala ona na bardziej sprawny obieg dokumentów w systemie. Po wybraniu pozycji Monit z paska narzędziowego pojawi się okno Monit; w tabeli wyświetlane są dokumenty, które są przekazane do innej komórki i które przekroczyły termin przebywania w komórce współpracującej. Użytkownik posiada możliwość przeglądania historii korespondencji wyświetlanej w tabeli wybierając korespondencję i uaktywniając klawisz

Jest to wydruk korespondencji znajdującej się w wybranym przez użytkownika rejestrze. Dodatkowo oprócz rejestru można wybrać zakres czasowy korespondencji przeznaczonej do wydruku. Zakres czasowy ograniczany jest datą wprowadzenia korespondencji. Program pozwala także na sporządzenie wydruku korespondencji o określonym numerze. Wydruk korespondencji ułatwia prowadzenie np. dziennika korespondencji i pozwala na drukowanie w zależności od zadanych parametrów, korespondencji z różnych okresów.

Jest to wydruk korespondencji wychodzącej znajdującej się w wybranym przez użytkownika rejestrze. Dodatkowo oprócz rejestru można wybrać zakres czasowy korespondencji przeznaczonej do wydruku. Zakres czasowy ograniczany jest datą wprowadzenia korespondencji. Program pozwala także na sporządzenie wydruku korespondencji o określonym numerze. Wydruk korespondencji ułatwia prowadzenie np. dziennika korespondencji i pozwala na drukowanie w zależności od zadanych parametrów korespondencji z różnych okresów.

WYMAGANIA SPRZĘTOWE:

Klient

komputer PC z procesorem Pentium lub nowszym

system operacyjny MS-Windows98 wersja polska lub PanEuropean,  Microsoft Windows NT Workstation 3.51 z Service Pack 5 lub Microsoft Windows NT Workstation z Service Pack, MS-Windows 2000/XP

32MB RAM pamięci dla Windows 95 oraz 32 MB RAM dla Windows NT Workstation, 

40-60 MB wolnego miejsca na dysku twardym, 40 dla typowej instalacji

karta graficzna VGA (zalecana Super VGA z obsługą 256 kolorów)

Serwer

komputer PC z procesorem Pentium lub nowszym

system operacyjny Microsoft Windows NT 3.51 z Service Pack 5, Microsoft Windows NT 4.0 z Service Pack 3, Novell NetWare 3.x lub 4.x, 5X, 6X, Linux

64 MB RAM pamięci dla Windows NT, 32 MB RAM pamięci dla Novell NetWare

60-200 MB wolnego miejsca na dysku twardym, 60 dla typowej instalacji

czytnik CD-ROM