SYSTEM BIURO RADY

Adresatem systemu informatycznego Biuro Rady są wszystkie jednostki samorządowe, w których organem stanowiącym i kontrolnym wspólnoty samorządowej jest Rada Miasta/Gminy/Powiatu. System Biuro Rady wspomaga statutową działalności jednostki organizacyjnej odpowiedzialnej za obsługę Rady poprzez prowadzenie komputerowych rejestrów:

• składu osobowego Rady i Zarządu^*;

• komisji Rady i ich składu osobowego;

• klubów radnych i ich składu osobowego;

• projektów uchwał Rady oraz uchwał Rady i Zarządu^*;

• interpelacji;

• opinii komisji oraz kontroli Komisji Rewizyjnej.

        System ułatwia gromadzenie i wyszukiwanie informacji dotyczących radnych ( np. wyszukanie radnych wg okręgów wyborczych, ulic zamieszkania, przynależności do komisji lub klubu w celu udzielenia informacji wyborcom). Istnieje możliwość podglądu dotychczasowego przebiegu działalności radnego, historii przynależności do komisji i klubów, jak również monitorowania aktywności radnego (rozumianej jako ilość zgłaszanych interpelacji i zapytań).
        Rejestr komisji umożliwia kontrolę przynależności radnych do poszczególnych komisji, monitorowanie obecności na poszczególnych posiedzeniach oraz czas trwania posiedzeń komisji w dowolnym okresie czasu.
        Prowadzenie komputerowych rejestrów projektów uchwał i przyjętych uchwał umożliwia prowadzenie automatycznej numeracji tychże, sprawne ich wyszukiwanie oraz sporządzanie odpowiednich wydruków na sesje Rady.
        Rejestr interpelacji, zapytań i dodatkowych wyjaśnień umożliwia łatwe wyszukiwanie interpelacji, ocenę aktywności radnych, kontrolę terminowości udzielanych odpowiedzi oraz przygotowanie materiałów na sesje Rady.
        Dodatkowo system posiada moduł zarządzania grafikiem posiedzeń Rady i komisji prowadząc kontrolę zajętości sal oraz umożliwiając sporządzenie wydruków za dowolny okres (istnieje możliwość eksportu grafiku posiedzeń do pliku i przesłania go osobom zainteresowanym w formie elektronicznej).
        W systemie istnieje możliwość przechowywania dokumentów (w dowolnym formacie np. dokumenty Microsoft Word) dowiązanych do odpowiednich pozycji rejestrów. Można przechowywać następujące dokumenty:

• protokoły z Sesji Rady i posiedzeń komisji;

• projekty uchwał Rady oraz uchwały Rady i Zarządu^*;

• interpelacje;

• opinie komisji oraz protokoły z kontroli przeprowadzonych przez Komisję Rewizyjną.

        Funkcje administracyjne systemu umożliwiają dostosowanie systemu do uregulowań określonych w statucie Rady. W systemie przewidziano moduł administracyjny, za pomocą którego definiowane są pewne dane słownikowe niezbędne do późniejszej codziennej pracy w systemie. Dane słownikowe to: podstawowe informacje o każdym radnym, jego kwalifikacjach i miejscu pracy, a także dane adresowe, dane o typach komisji Rady, typach interpelacji oraz parametry systemu. Także dostępny jest słownik personelu pracującego w systemie. Każdemu użytkownikowi są przydzielane specjalne uprawnienia. Użytkownik posiada własne hasło. System jest w pełni zgodny z ustawą o ochronie danych osobowych.

        Dysponując danymi adresowymi radnych można znacznie ułatwić wysyłanie korespondencji do członków Rady. System współpracuje z programem MS-Word co zapewnia wykorzystanie w pełni opcji korespondencja seryjna. Można w dowolnym momencie przygotować zbiór adresów radnych i seryjnie wydrukować zaproszenie na sesje lub komisje, a także wykonać nadruk na kopertach.

        System Biura Rady usprawnia pracę jednostki organizacyjnej odpowiedzialnej za obsługę Rady. Pozwala na zastąpienie ręcznie prowadzonych rejestrów rejestrami komputerowymi a co za tym idzie łatwiejsze wyszukiwanie i modyfikację zgromadzonych informacji oraz łatwe kontrolowanie pracy samej jednostki organizacyjnej i Rady.

(*) - dotyczy powiatu, w gminach występuje organ wykonawczy

Istnieje możliwość otrzymania wersji demo i wersji tymczasowej systemu Biuro Rady.